Facultad de Ciencias de la Actividad Física y del Deporte

Solicitud de Licencias de Viaje por Docencia e Investigación

NOVEDADES 2023

En relación a las licencias por docencia e investigación del personal docente, es necesario y obligatorio, que antes de tramitarlas, TODO el personal ponga en conocimiento del Servicio de Prevención de Riesgos Laborales, la previsión del desplazamiento con bastante antelación para poder realizar todas las gestiones (nos piden por lo menos un par de meses antes).

Por ello, han actualizado el procedimiento para solicitar las mencionadas licencias y está disponible en la página web de la UPM, dentro del apartado de “Movilidad”. No se tramitará ninguna licencia que no haya sido previamente comunicada al SPRL.

a) Viajes cuya duración es SUPERIOR A 15 DÍAS

Para tramitar el viaje el interesado deberá presentar en la Secretaria de su Departamento (o el Decanato en su caso):

Modelo 11.5 correspondiente a la solicitud de licencia de viaje por una estancia superior a 15 días.
Carta, correo electrónico, etc. de invitación del organismo receptor.
Pequeña memoria de las actividades a realizar

b) Viaje cuya duración sea INFERIOR A 15 DÍAS

Para facilitar los trámites de autorización de viajes de menos de 15 días al PDI, se ha desarrollado una aplicación informática que se ha incluido en la Sede Electrónica de la UPM como nuevo procedimiento. No se tramitarán las licencias que no se hagan por sede electrónica.

Todas las solicitudes de viajes de este tipo, tienen que realizarse a través de dicha aplicación.
El nuevo procedimiento de solicitudes de permisos de viaje de menos de 15 días para el PDI sigue los siguientes pasos:

El interesado entra en sede.upm.es y selecciona 'Solicitud de viajes de duración menor de 15 días del catálogo de procedimientos'. En el formulario de solicitud se introducen los datos del viaje y el nombre del profesor o profesores que le sustituirá durante en viaje. Se puede firmar la solicitud con usuario UPM y contraseña o con un certificado digital.
- Es posible introducir varios destinos y motivos en una sola solicitud de autorización de viaje.
- Es obligatorio realizar la solicitud al menos 5 días antes de la salida; en caso contrario, será necesario seguir el procedimiento actual de manera urgente y excepcional, no pudiendo garantizarse las coberturas del seguro de viajes contratado por la UPM.
El profesor (profesores) propuesto para que realice la sustitución, recibirá un correo electrónico con los datos del viaje y dos enlaces, uno para aceptar y otro para rechazar la sustitución.
En caso de rechazo, se avisa al interesado y se archiva la solicitud, para que pueda hacer una nueva solicitud proponiendo otro sustituto
En caso de aceptación, se sigue con la tramitación.
El Director del Departamento del interesado recibe un correo del portafirmas con una petición de firma del permiso. Este permiso contiene los datos del viaje, el nombre del sustituto y un breve resumen de los últimos viajes autorizados del interesado.
- En caso de rechazo, se avisa al interesado y se archiva la solicitud.
- En caso de aceptación, se sigue con la tramitación.
El Director/Decano de la Escuela/Facultad del interesado recibe un correo del portafirmas con una petición de firma del permiso firmado por el Director del Departamento.
En caso de rechazo, se avisa al interesado y se archiva la solicitud.
Para viajes dentro de la UE y aceptados por el Director/Decano, el interesado recibe un aviso de la aceptación de su solicitud y puede descargar el permiso en la Sede Electrónica
En casos de viajes fuera de la UE aceptados por el Director/Decano, el Gerente tiene que autorizar el permiso antes del aviso al interesado.
En todo momento, se podrá consultar el estado del expediente en el apartado "Mis Expedientes" de la Sede Electrónica de la UPM.

NOTA: Independientemente de la duración del viaje, al objeto de hacer posible la cobertura de riesgo por accidente y otros, con ocasión o como consecuencia del servicio en los casos que a esta Universidad corresponda, toda solicitud de licencia debe ser presentada en la Secretaria de la Escuela con una anterioridad de AL MENOS CINCO DÍAS AL INICIO DE LA ASISTENCIA O EL VIAJE que la misma ocasione, salvo supuestos de fuerza mayor.

Antes de realizar el desplazamiento es importante saber que la Universidad Politécnica trabaja con la Agencia de Viajes, NAUTALIA.

Teléfono de atención – Oficina Sector Público:

Teléfono: 91 110 73 75
E-mail: btcmadrid@nautaliaempresas.es
Horario de oficina: Lunes a viernes: de 09:00 h a 20:00 h en horario continuo.

Teléfono servicio de urgencias fuera de horario oficina:

+34 911 108 370
Horario servicio urgencias: Lunes a Viernes de 20:00 h a 09:00 h. Sábados, domingos y festivos: 24 horas.

***Toda la información está en el Portal de Compras de la UPM/Viajes***

El Código DIR que solicitará la Agencia de Viajes para tramitar vuestra solicitud es:

Oficina contable U02500067 Servicio de Gestión Económica.
Órgano gestor U02500026 Facultad de Ciencias de la Actividad Física y del Deporte
Unidad Tramitadora U02500026 Facultad de Ciencias de la Actividad Fisíca y del Deporte

AVISO: De cara a la titularidad de las facturas y dada la gran variedad de fórmulas posibles (UPM, Proyecto, Departamento, título personal, etc.), por favor, preguntad dentro de vuestro Departamento cómo debe realizarse.